Veri içe ve dışa aktarma

Ne işe yarar

Başka bir sistemde ya da bir tabloda tuttuğunuz listeleri tek tek girmeden platforma alırsınız; platformdaki listeleri de Excel ya da CSV dosyası olarak indirirsiniz. İçe aktarma yalnız yeni kayıt ekler: var olan bir kaydın üzerine hiçbir zaman yazmaz, aynı kayıt bulunursa o satırı atlar ve raporda gösterir.

Neler aktarılabilir

Her liste kendi ekranındaki İçeri al düğmesiyle aktarılır. Devir bakiyeleri için düğmenin adı Devir aktar'dır.

Katılımcılar, ziyaretçiler ve devir bakiyeleri bir fuarın listesidir: ilk ekranda dosyanın aktarılacağı fuarı seçersiniz ve dosyadaki her satır o fuara eklenir.

Zorunlu olmayan sütunlardan bazıları:

• Firmalar: Ticari unvan, Vergi numarası, Vergi dairesi, Aşama, Sektör, Kaynak, adres ve iletişim bilgileri, Firma grubu ve Grup rolü. Firma grubu sütunları yalnız firma grubu üyelerini yönetme yetkisi olan kullanıcılarda dikkate alınır.
• Kişiler: Unvan, Departman, Telefon, Cep telefonu, E-posta, Not ve Birincil. Her satır, CRM'de kayıtlı bir firmaya bağlanır.
• Fuarlar: Kısa ad, Durum, Fuar alanı, Ülke, Şehir, Şube, Para birimi, Web sitesi ve Açıklama. Bulunamayan bir fuar alanı yeni alan olarak açılır.
• Ekstra malzemeler: Kod, Tip, Birim, KDV %, Açıklama, Sıra ve Durum. Dosyadaki kategori yoksa açılır.
• Katılımcılar: Rol, Durum, Satış sorumlusu ve Not. Firma CRM'de kayıtlı olmalıdır.
• Ziyaretçiler: Telefon, Firma, Unvan, Şehir, Sektör, Davetiye kodu ve Not.
• Devir bakiyeleri: Para birimi, Bakiye tarihi, Açıklama ve Not.

Ekranda neler var

İçe aktarma üç adımlıdır: dosyayı seçmek, sütunları eşleştirmek ve sonucu önizledikten sonra aktarmak.

1. Dosyayı seçin. Excel (.xlsx) ya da CSV dosyasını yüklersiniz. İlk satır başlık satırı olmalıdır. Sağdaki Sütunlar kutusu listenin bütün sütunlarını ve hangilerinin Zorunlu olduğunu gösterir; Şablon düğmesi bu sütunlarla hazırlanmış boş bir Excel dosyası indirir.
2. Hangi sütun ne? Dosyanızdaki başlıkların platformdakilerle aynı olması gerekmez. Platform tanıdığı başlıkları kendiliğinden eşleştirir; geri kalanını her alanın yanındaki listeden siz seçersiniz. Aktarmak istemediğiniz alan için — Boş bırak — seçeneğini bırakın. Dosyadan ilk satırlar tablosu, sütunların gerçekte ne taşıdığını görmenizi sağlar.
3. Önizle, ardından Aktarımı tamamla. Önizleme hiçbir kayıt oluşturmaz; kaç satırın Eklenecek, kaçının Zaten kayıtlı ve kaçının Hatalı olduğunu satır satır açıklamasıyla gösterir. Sonuçtan memnunsanız aktarımı tamamlarsınız.

Nasıl yapılır

Firma listesini aktarmak

1. CRM › Firmalar ekranında İçeri al'a tıklayın.
2. İsterseniz Şablon ile boş dosyayı indirip listenizi ona yapıştırın; kendi dosyanızı da kullanabilirsiniz.
3. Dosyayı seçip Dosyayı yükle'ye basın.
4. Hangi sütun ne? ekranında en azından Firma adı alanının dosyanızdaki doğru sütuna eşleştiğini kontrol edin.
5. Önizle'ye basın; Zaten kayıtlı ve Hatalı satırların açıklamalarını okuyun.
6. Aktarımı tamamla ile kayıtları oluşturun.

Bir fuarın katılımcılarını aktarmak

1. Katılımcı Yönetimi › Katılımcılar ekranında İçeri al'a tıklayın.
2. Fuar alanında dosyanın aktarılacağı fuarı seçin ve dosyayı yükleyin.
3. Sütunları eşleştirin, önizleyin ve aktarımı tamamlayın. Her satır, firmayı seçtiğiniz fuara ekler.

Önceki sistemden gelen bakiyeleri devretmek

1. Satış › Sözleşmeler ekranında Devir aktar'a tıklayın.
2. Bakiyelerin bağlanacağı fuarı seçin ve dosyayı yükleyin.
3. Firma ve Tutar sütunlarını eşleştirin; varsa Para birimi ve Bakiye tarihi sütunlarını da eşleştirin.
4. Önizledikten sonra aktarımı tamamlayın. Her satır, seçilen fuarda onaylı bir devir sözleşmesi olur ve tutar firmanın cari hesabına borç olarak yazılır.

Önemli: Devir tutarı sıfırdan büyük olmalıdır; firmanın sizden alacağı (eksi bakiye) devir sözleşmesiyle aktarılmaz. Bir firmanın aynı para biriminde yalnız bir devri olabilir ve bakiye tarihi ileri bir gün olamaz.

Kurallar ve dikkat edilecekler

• Üzerine yazılmaz. Aynı firma adı ya da vergi numarası, aynı fuar, aynı kodlu malzeme, aynı fuara eklenmiş firma veya aynı e-postayla kayıtlı ziyaretçi bulunursa satır Zaten kayıtlı olarak atlanır. Dosyanın içinde iki kez geçen firma, fuar ya da malzeme de bir kez eklenir.
• Hatalı satır diğerlerini durdurmaz. Zorunlu alanı boş olan ya da okunamayan satır aktarılmaz, kalan satırlar aktarılır. Raporun Açıklama sütunu sorunun ne olduğunu yazar.
• Notlar. Bir değer tam anlaşılamadığında satır yine eklenir ve ne yapıldığı not edilir; örneğin bulunamayan bir para birimi yerine, fuar aktarımında varsayılan para birimi kullanılır.
• Satır sınırı. Bir dosyadan fuar listesinde en fazla 1.000, diğer listelerde en fazla 2.000 satır okunur; daha uzun listeleri bölerek aktarın.
• Aynı adda birden fazla firma. Katılımcı ya da devir satırındaki firma adı birden fazla firmaya uyuyorsa satır aktarılmaz; vergi numarasını yazarak firmayı ayırt edin.
• Ziyaretçilere e-posta gitmez. Ziyaretçi aktarımı kimseye e-posta göndermez ve iletişim izinlerini dosyadan almaz.

Dışa aktarma

Firmalar, kişiler, firma grupları, katılımcılar, ziyaretçiler, ekstra malzemeler, katalog bilgileri, B2B görüşmeleri ve görüşme talepleri listelerinin üstünde Dışa aktar menüsü bulunur.

• Excel (.xlsx) ya da CSV biçimini seçtiğinizde liste, ekranda uyguladığınız filtrelerle birlikte iner.
• Bir dosyaya en fazla 10.000 satır yazılır; sınıra ulaşan dosya bunu kendi içinde belirtir.
• Raporlar ekranındaki raporlar Excel, PDF ve CSV olarak indirilebilir.
• Firma, kişi, firma grubu, katılımcı, ziyaretçi, ekstra malzeme ve katalog listelerinin ve raporların her dışa aktarılması, kimin neyi indirdiği bilinsin diye İşlem Kayıtları ekranına yazılır.

İlgili sayfalar

• Panelin kullanımı
• Firmalar
• Katılımcılar
• Sözleşmeler
• Raporlar