Davetiyeler

Ne işe yarar

Ziyaretçiler fuara bir davetiye koduyla kayıt olur. Her davetiye bir fuara aittir ve ya organizatörün kendi davetiyesidir ya da bir katılımcı firmaya verilmiştir; firma kodu kendi müşterileriyle paylaşır. Davetiyenin kotası o kodla kaç kayıt yapılabileceğini söyler; kayıtlar geldikçe kullanım sayısı artar.

Kodla açılan kayıt formunu dolduran ziyaretçinin fuar kaydı oluşur, QR kodlu ziyaretçi kartı e-postasına gider ve kişi Ziyaretçiler listesinde görünür.

Ekranda neler var

Ekranın başında Yeni davetiye düğmesi, altında süzgeçler ve davetiye listesi bulunur.

Süzgeçler:

• Arama kutusu: davetiye adında, kodda ve katılımcı firmanın adında arar.
• Fuar: Tüm fuarlar ya da tek bir fuar.
• Durum: Tüm durumlar, Aktif ya da Pasif.

Liste sütunları:

Her satırın sonunda Düzenle (kalem) ve Sil (çöp kutusu) düğmeleri vardır.

Bir katılımcının kartındaki Davetiye ve görüşmeler kutusu da o firmanın davetiye sayısını ve kullanımını gösterir; sayıya tıklayınca bu liste o firmanın davetiyeleriyle açılır.

Davetiye formu

Yeni davetiye ya da bir satırın Düzenle düğmesi formu açar:

Kod elle yazılmaz; davetiye kaydedilince sistem üretir. Kod 10 karakterdir, harf ve rakamlardan oluşur ve birbirine benzeyen karakterleri (ör. O ile 0, I ile 1) içermez; böylece sesli okunup kolayca yazılabilir.

Davetiye kaydedildikten sonra formun yanında Paylaşılacak bağlantı kutusu görünür: Kod, Kayıt bağlantısı ve bağlantıyı yeni sekmede açan Formu aç düğmesi. Ziyaretçiler bu bağlantıdan kayıt olur ve her kayıt kotadan düşer.

Ziyaretçinin gördüğü kayıt formu

Kayıt bağlantısını açan ziyaretçi, giriş yapmadan şu sayfayı görür:

• Fuarın adı, tarihleri ve fuar alanı. Kod bir katılımcı firmanınsa "… firmasının davetiyesiyle kayıt oluyorsunuz." yazar.
• Ad, Soyad, E-posta (kart bu adrese gönderilir), Telefon, Firma, Unvan ve Şehir alanları.
• İzinler bölümünde, hiçbiri önceden işaretli olmayan üç ayrı kutu: katılımcı firmalarla standlarında kod okuttuğunda bilgilerinin paylaşılması, organizatörün bu fuarla ilgili bilgilendirmeleri ve tanıtım iletileri. İzin vermese de kayıt tamamlanır.
• Kaydı tamamla ile kayıt oluşur; ekranda QR kodu görünür ve ziyaretçi kartının bağlantısı e-postayla gider. Kart sayfasında Kartı yazdır düğmesi kartı PDF olarak verir.

Kod pasifse, son geçerlilik günü geçmişse ya da kota dolmuşsa form açılmaz; ziyaretçiye davetiyenin süresinin dolduğu veya kontenjanının tükendiği, davetiyeyi paylaşan firmayla iletişime geçmesi söylenir.

Not: Daha önce kullanılmış bir e-posta adresiyle kayıt olunursa QR kodu ekranda gösterilmez; kart yalnız o adrese e-postayla gönderilir. Formu herkes doldurabildiği için bu, başkasının kartının ekranda açılmasını önler.

Nasıl yapılır

Organizatörün kendi davetiyesini oluşturmak

1. Yeni davetiye düğmesine tıklayın.
2. Davetiye adı yazın ve Fuar seçin; Katılımcı firma alanını boş bırakın.
3. Gerekiyorsa Kota ve Son geçerlilik girin.
4. Kaydet'e tıklayın. Açılan ekrandaki Kayıt bağlantısını web sitenizde, e-postalarınızda ya da sosyal medyada paylaşın.

Bir katılımcı firmaya davetiye kodu vermek

1. Yeni davetiye düğmesine tıklayın ve Fuar seçin.
2. Katılımcı firma listesinden firmayı seçin; liste seçtiğiniz fuarın katılımcılarını gösterir.
3. Firmaya tanıdığınız hakkı Kota alanına yazın.
4. Kaydedin ve Kod ile Kayıt bağlantısını firmaya iletin.

Firma, kodunun sonuçlarını portaldaki Fuar Sonuçlarım sayfasında, Davet performansı başlığı altında görür: davet kontenjanı, kayıt olan, fuara gelen ve kendisiyle etkileşim kuran ziyaretçi sayısı.

Bir kodu durdurmak

1. Satırdaki Düzenle düğmesine tıklayın.
2. Aktif kutusunu kapatın ya da Son geçerlilik gününü değiştirin.
3. Kaydet'e tıklayın. Kod yeni kayıt almaz; daha önce yapılmış kayıtlar ve QR kodları geçerli kalır.

Kotayı artırmak ya da azaltmak

1. Satırdaki Düzenle düğmesine tıklayın.
2. Kota alanını değiştirin; sınırı kaldırmak için alanı boşaltın.
3. Kaydet'e tıklayın.

Kurallar ve dikkat edilecekler

• Kullanım, kayıtla artar: her yeni kayıt kotadan bir yer alır. Kayıt iptal edilince yer kotaya geri döner. Son yere aynı anda iki kayıt gelirse yalnız biri alır.
• Aynı kişi ikinci kez sayılmaz: aynı e-posta adresiyle aynı fuara yeniden kayıt olunursa yeni kayıt açılmaz, kotadan yer düşmez; kişinin mevcut kaydı ve QR kodu geçerli kalır.
• Kota, kullanımın altına inemez: kotayı o ana kadar yapılmış kayıt sayısından az yazarsanız kaydedilmez.
• Kullanılmış davetiyenin fuarı değiştirilemez.
• Kullanılmış davetiye silinemez; yerine pasife alın. Hiç kullanılmamış davetiye silinebilir.
• Kod değiştirilemez: kodu değişmesi gereken bir davetiye için yeni davetiye oluşturun, eskisini pasife alın.
• İptal edilmiş bir fuara kayıt yapılamaz.
• Panelde ziyaretçi eklerken Davetiye kodu alanına bir kod yazarsanız o kayıt da kotadan düşer ve kaydın kaynağı Davetiye olur.
• Ekran Davetiye oluşturma ve yönetme yetkisiyle açılır ve paketinizde Davetiye / QR özelliği gerekir. Kullanıcılar yalnız yetkili oldukları şubelerin fuarlarına ait davetiyeleri görür.

İpucu: Kota, kaç kişiye davet gönderildiğini değil, kodla kaç kayıt yapılabileceğini sınırlar. Bir firmaya verdiğiniz kodun ne kadar işe yaradığını görmek için Kullanım sütununu ve Ziyaretçi ve Etkileşim ekranını izleyin.

İlgili sayfalar

• Ziyaretçiler
• Ziyaretçi ve Etkileşim
• QR / Girişler
• Katılımcılar
• Leadler ve sonuçlar (firma portalı)