Belgeler

Ne işe yarar

Belgeler, katılımcı hazırlığının 6. bölümüdür. Fuarın katılımcıdan istediği belgeler iki türlüdür:

Bir belgenin hangi türde olduğunu, katılımcıdan istenip istenmediğini ve hangi dosyaların kabul edildiğini belge türü söyler; belge türleri Ayarlar › Tanımlar ekranında tanımlanır. Bir fuar, operasyon ayarlarında bunlardan farklı isteyebilir.

Menüdeki Belgeler ekranı, görebildiğiniz bütün fuarlarda katılımlara yüklenmiş fuara özel belgeleri tek listede gösterir. Bir katılımcının bütün belgelerini — firma belgeleri dahil — tek yerde görmek için operasyon kartının 6. Belgeler sekmesini kullanın.

Ekranda neler var

• Arama kutusu: firma adında, belge türünde ya da başlıkta arar.
• Filtreler: fuar ve durum (Taslak, Onay bekliyor, Onaylandı, Reddedildi).
• Sütunlar: Belge (başlık ya da tür; altında tür ve dosya adı), Firma (altında fuar), Geçerlilik, Durum (geri gönderilmişse gerekçesiyle) ve Yükleyen.
• Satır işlemleri: taslak ve onay bekleyen belgede Onayla; düzenle ve sil. Belge adına tıklamak dosyayı indirir.

Katılımın Belgeler sekmesi

Sekme, portalda katılımcının gördüğü ayrımla üç bölümdür:

• Firma belgeleri: firma kartındaki belgelerden bu fuarın istedikleri. "Firma kartında saklanır; bir kez yüklenir, firmanın her fuarında kullanılır. Onay ve ret firma kartına işlenir, bütün fuarlarda geçerlidir." Firma kartında aç firmanın belge sekmesini açar.
• Bu fuara özel belgeler: katılımla birlikte tutulan belgeler; başlıkta katılımın stant tipi (Paket Stant ya da Özel Stant) yazar.
• Diğer belgeler: listede olmayan, sonradan eklenmiş belgeler; Belge yükle ile fuara özel türlerden belge eklenir.

Listedeki her belge için ad, Zorunlu işareti, kabul edilen dosyalar, en büyük boyut ve varsa son tarih yazar. Son tarihi geçmiş ve hâlâ beklenen belgenin tarihi kırmızıdır. Durum sütununda belgenin durumu, geçerlilik bitişi ve geri gönderilmişse gerekçe görünür. Satırda Onayla, Reddet ve katılımcı adına Yükle ya da Değiştir bulunur.

Bu katılımdan hiçbir belge istenmiyorsa sekmenin üstünde "Firma portalında katılımcıdan istenecek belgeler henüz belirlenmedi." yazar; tanımlar yetkiniz varsa yanında Belge türlerini ayarla bağlantısı çıkar.

Hangi belge kimden istenir

• Katılımcıdan istenmesi: belge türünde Katılımcıdan istenmez, İstenir, zorunlu değil ya da Zorunlu.
• Hangi stantlardan: fuara özel belgede Tüm stantlar, Yalnız özel stant ya da Yalnız paket stant. Firma belgesi her katılımdan istenir. Stant tipi henüz seçilmemişse katılım paket stant sayılır; katılımcı teknik formda özel stant seçince yalnız özel stanttan istenen belgeler listeye girer.
• Fuarın belge seti: fuar kartının Operasyon Ayarları sekmesindeki Belgeler bölümünün Bu fuarın belgeleri tablosunda her belge türü için bu fuarda istenip istenmediği, hangi stantlardan istendiği ve son tarih ayrıca seçilebilir. Boş bırakılan seçim belge türünün ayarıyla kalır.
• Fuarın zorunluluğu: Operasyon ayarlarında Belgeler zorunlu işaretli değilse o fuarda hiçbir belge zorunlu olmaz; zorunlu türler yalnız istenir. Ayarlar hiç kaydedilmemiş bir fuarda zorunlu bir belge türü Belgeler bölümünü zorunlu yapar.

Nasıl yapılır

Gönderilen belgeyi onaylamak ya da geri göndermek

1. Katılımın 6. Belgeler sekmesini açın ve dosyayı indirip inceleyin.
2. Uygunsa Onayla'ya basın.
3. Değilse Reddet'e basın, Red gerekçesi'ni yazın (ör. logo çözünürlüğü baskı için yetersiz) ve onaylayın.

Katılımcı adına belge yüklemek

1. Sekmede belgenin satırında Yükle ya da Değiştir'e tıklayın.
2. Dosyayı seçin; tür geçerlilik takip ediyorsa Geçerlilik bitişi'ni girin.
3. Yükle'ye basın. Onay yetkiniz varsa belge onaylı kaydedilir ("Belge yüklendi ve onaylandı."); yoksa onay bekler.

Listede olmayan bir belge eklemek

1. Diğer belgeler bölümünde Belge yükle'ye tıklayın.
2. Belge türü, Başlık, Düzenlenme tarihi, Geçerlilik bitişi ve Notlar'ı doldurup Dosya'yı seçin.
3. Kaydet'e basın.

Kurallar ve dikkat edilecekler

• Firma belgesine verilen karar firma kartına işlenir ve firmanın bütün fuarlarında geçerlidir. Bekleyen bir firma belgesi, Onay Bekleyenler'de firmanın bitmemiş her fuarında ayrı satır olarak görünür; bir kez karar vermek yeter.
• Sizin yüklediğiniz belge, onay yetkiniz varsa hemen onaylı sayılır. Fuara özel bir belgenin bilgilerini (tür, başlık, tarihler) düzenlemek onu taslağa döndürür; yeniden onaylanması gerekir.
• Onaylı belge portaldan değiştirilemez. Onaylanmış ve süresi geçmemiş bir belgeyi katılımcı portaldan yenileyemez; değişmesi gerekiyorsa size yazar. Onay bekleyen fuara özel belgeyi katılımcı önce Geri çek ile geri almalıdır. Onay bekleyen bir firma belgesi ise yenisiyle değiştirilir; yenisi gönderilene kadar kuyruğunuzdan çıkar.
• Süresi dolan onaylı belge yeniden istenir ve katılımcının hazırlığında "onaylı belgenin süresi dolmuş" nedeni çıkar.
• Zorunlu bir belgenin son tarihi geçtiği hâlde belge yüklenmemişse Belgeler bölümü gecikmiş sayılır. Belge son tarihleri için katılımcıya hatırlatma e-postası gitmez.
• Dosya türü uzantısıyla ve içeriğiyle doğrulanır; boyut önce belge türünün, sonra sistemin sınırına göre denetlenir.
• Firma kartına yalnız firma belgesi türleri yüklenir; fuara özel türler katılımcı kartından yüklenir.
• Belgeleri görmek ve indirmek için Katılımcı belgelerini görüntüleme ve indirme, yüklemek ve silmek için Katılımcı belgesi yükleme ve silme, onaylamak ve reddetmek için Katılımcı kayıtlarını onaylama ve reddetme yetkisi gerekir.

İlgili sayfalar

• Tanımlar
• Katılımcı Hazırlığı
• Firmalar
• Onay Bekleyenler
• Belgeler (portal)