Katılımcı Hazırlığı

Ne işe yarar

Katılımcı firma fuar hazırlığını portalda bölüm bölüm doldurur, kaydeder ve hepsini tek seferde Onaya gönder ile gönderir. Katılımcı Hazırlığı, bu işin organizatör tarafıdır: her katılımcının bölümlerde nerede olduğunu, fuara hazır olup olmadığını ve hazır değilse nedenini tek listede gösterir. Bir satır, katılımın operasyon kartını açar; kayıtlar orada incelenir, onaylanır ya da gerekçesiyle geri gönderilir.

Listede Katılımcı rolündeki ve iptal edilmemiş katılımlar yer alır.

Hazırlığın bölümleri

Bölümler portalda da panelde de aynı sırayla ve aynı numaralarla görünür.

Bir bölümün durumu, sıranın kimde olduğunu söyler. Katılımcının yapacağı bir şey varsa panelde Katılımcı başlamadı (zorunlu olmayan bölüm de yanıtlanana kadar böyle görünür), Katılımcının tamamlaması bekleniyor, Katılımcının onaya göndermesi bekleniyor (kaydedildi, gönderilmedi) ya da Katılımcının düzeltmesi bekleniyor yazar; karar sizdeyse Onayınızı bekliyor. Bunların dışında Onaylandı ve İhtiyaç yok vardır. Tek tek adımlarda ayrıca Muaf (bu katılımcıdan istenmiyor), Gerek yok (özel stantta alınlık) ve fuarın hiçbir şey sunmadığı bölümde Bu fuarda yok görünür.

Katılımcı aynı durumları portalda kendi açısından okur: kendi işi Başlanmadı, Eksik bilgi, Onaya gönderilmeyi bekliyor ya da Düzeltme gerekiyor; sıra sizdeyse Organizatör onayı bekliyor. Tek tek kayıtlar da aynı kuralla yazılır: panelde Katılımcının onaya göndermesi bekleniyor, Onayınızı bekliyor, Katılımcının düzeltmesi bekleniyor; listelerin durum filtresi kayıtların kendi adlarını kullanır (Taslak, Onay bekliyor, Onaylandı, Reddedildi).

Ekranda neler var

• Durum sayaçları: toplam katılımcı sayısı ile Kritik, Riskli, Planında ve Hazır sayıları. Bir sayaca tıklamak listeyi o duruma süzer, yeniden tıklamak süzgeci kaldırır; diğer filtreler korunur. Fareyle bir sayacın üzerine gelince o durumun ne anlama geldiği kısaca yazar.
• Arama ve filtreler: Firma veya fuar ara, fuar seçimi, Eksiği olanlar, Gecikenler ve Stantı ya da sözleşmesi olmayanlar.
• Sütunlar:
  • Firma, altında operasyon sorumlusu.
  • Fuar, Stant (alanıyla).
  • Bölümler: her bölüm için bir simge; rengi bölümün durumunu, birden çok kayıtlı bölümde sayı onaylı / toplam kaydı gösterir. Son tarihi geçen bölüm kırmızıdır.
  • Hazırlık: hazırlık durumu, gerekirse Onayınızı bekliyor ya da Katılımcının düzeltmesi bekleniyor notu ve hazır bölüm çubuğu.
  • Nedenler: ilk iki neden (ör. "Teknik Form: katılımcı henüz başlamadı", "Alınlık onayınızı bekliyor", "Yaka kartı son tarihi geçti"). Neden katılımcının işiyse bunu söyler: "… kaydedildi; katılımcının onaya göndermesi bekleniyor". Eksik bir katılım koşulu (stant ya da sözleşme) varsa önce o yazar; bkz. aşağıda Katılım koşulları.
  • Son tarih: bitmemiş adımların en yakın son teslim tarihi.
  • Portal: firmanın portal durumu (Davet edilmedi, Davet bekliyor, Davetin süresi doldu, Hesabı var).
• Liste önce ilgi gerektirenleri gösterir (duruma, riske ve yakın son tarihe göre). Firma, Fuar, Hazırlık ve Son tarih sütunlarına göre sıralayabilirsiniz. Satırın herhangi bir yerine tıklamak operasyon kartını açar.

Hazırlık durumları

Durum elle verilmez; kayıtlardan, son tarihlerden ve fuara kalan günden her açılışta yeniden hesaplanır.

Bir adımın Engelleyici, Önemli ya da Normal olduğu fuarın operasyon ayarlarında seçilir.

Katılım koşulları: stant ve sözleşme

Ne kadar hazırlık yapılmış olursa olsun, stantı ya da onaylı sözleşmesi olmayan katılımcı fuara çıkamaz. Bu ikisi bölüm değildir ve bölüm sayısına ("6/6") girmez: stantı siz atarsınız, sözleşmeyi siz gönderir, katılımcı onaylar. Eksik olan, Nedenler'de kimin sırası olduğunu söyleyerek ilk sırada yazar:

Fuar uzaktayken bunlar katılımcıyı Planında tutar (Hazır olmaz); fuara 14 gün veya daha az kalınca Riskli, 3 gün veya daha az kalınca Kritik yapar ve yanında "fuar n gün sonra" yazar. Stantı ya da sözleşmesi olmayanlar süzgeci bu katılımcıları listeler.

• Stant, yalnız fuarda tanımlı stant varsa istenir.
• Sözleşme, paketinizde Satış modülü varsa istenir; devir sözleşmesi sayılmaz.
• Biten bir fuarda stant ve sözleşme artık aranmaz.

Operasyon kartı

Kartın başında firma ve katılım durumu, yanında hazırlık durumu (Kritik, Riskli, Planında, Hazır) ve en önemli nedeni (birden çok neden varsa "+N neden" bağlantısı hepsini açar); altında tek satırda fuar, operasyon sorumlusu, stant ve sözleşme; sağda hazır bölüm çubuğu ve "N / M bölüm hazır · a gönderildi · c onaylandı" satırı bulunur. Kart Onaylar sekmesiyle açılır: tanımlı istisna varsa üstte İstisnalar (bu katılımcıdan istenmeyen adımlar ve ona özel son tarihler), altında onay bekleyen, onaylanmayan ve onaylanan kayıtlar. Başlıktaki satırda:

• Stant: stant kodları ve toplam alan; stant yoksa turuncu "Stant atanmadı".
• Sözleşme (sözleşme görme yetkiniz varsa): turuncu "Sözleşme yok", "Sözleşme … · taslakta" (turuncu), "Sözleşme … · katılımcının onayında" ya da "Sözleşme … · onaylandı"; numara sözleşmeyi açar. Sözleşmeden sonra gelenler turuncu yazar: "N onaylı talep sözleşmede değil", "Sözleşmedeki talepler değişti", "… sözleşmede değil" (sözleşmesiz stant).

Başlığın altındaki düğmeler: gerektiğinde Sözleşme oluştur (sözleşme yoksa), Yeni sürüm hazırla (onaylı sözleşmeden sonra talep ya da stant geldiyse) ya da Gözden geçir ve gönder (taslak varsa; sözleşmeyi açar); stant yoksa Stant ata; her zaman Hazırlık durumu, İstisna ekle (adımları yönetme yetkiniz varsa), Mesajlar (okunmamış mesaj sayısıyla), Yeni görev (bu firma ve fuar için görev açar) ve Katılım kartı (Katılımcılar ekranındaki kartı açar).

Hazırlık durumu düğmesi, hangi sekmede olursanız olun, bir pencere açar. Üstte Durum ve nedenler: durum, fuara kalan gün, işin kimi beklediği ("n işlem sizin onayınızı bekliyor" ya da "n zorunlu işlem katılımcıdan bekleniyor") ve bütün nedenler. Altında Operasyon adımları: her adımın durumu, onaylı / toplam kayıt sayısı ve son teslim tarihi. Zorunlu adım Zorunlu, istenmeyen adım İstenmiyor rozetini taşır; gecikmiş adımda Gecikti yazar. Adımın adı bölüm sekmesini açar. Alınlık, portaldaki gibi 3. Teknik Form satırının içindedir: istendiğinde satırda "Alınlık dahil" yazar, kayıtları teknik formunkilerle birlikte sayılır ve geciktiğinde satır Gecikti olur.

Stant ata bir pencere açar: katılımcı hazırdır; fuarın müsait stantlarından (ve firmanın opsiyonundaki stantlardan) birini ve atama tipini seçip Ata'ya basarsınız, kart yeniden açılır.

Sekmeler: Onaylar (bekleyen sayısıyla), 1. Katalog Bilgileri, 2. Yaka Kartları, 3. Teknik Form, 4. Teknik Hizmetler, 5. Ekstra Malzemeler, 6. Belgeler, Katılım ve sözleşme ve Firma portalı. Sipariş, belge ve portal sekmeleri ilgili yetkiniz varsa görünür. Kart Onaylar sekmesiyle açılır.

Katılım ve sözleşme sekmesi

• Katılım bilgileri: fuar ve tarihleri, firma, stantlar (salon ve alanla), operasyon ve satış sorumlusu. Stantı olan katılıma bir stant daha atamak için burada da Stant ata bulunur.
• Sözleşmeler: katılımın bütün sözleşmeleri, durumları, ödenen ve kalan tutar ve sözleşmeye bağlanmamış onaylı talepler. Sözleşme oluşturmak ya da yeni sürüm hazırlamak kartın başındaki düğmeyle yapılır.

Onaylar sekmesi

Katılıma tanımlı istisna varsa sekmenin üstünde İstisnalar kutusu durur: bu katılımcıdan istenmeyen adımlar ve ona özel son tarihler, gerekçesi ve kimin tanımladığıyla; düzenleme ve kaldırma. Yeni istisna kartın başındaki İstisna ekle ile eklenir.

Altında, katılımcının gönderdiği her kayıt yan yana üç sütunda toplanır; her sütunun kendi rengi ve kayıt sayısı vardır:

Teknik Form ve alınlığı tek kart, tek karardır. Dar ekranda sütunlar alt alta dizilir. Katılımcının kaydedip göndermediği kayıtlar listelenmez, sütunların üstünde yalnız sayılır.

Onay bekleyen kartlarda kararı sekmeye gitmeden verebilirsiniz:

• İçerik: kaydın dolu alanları (katalog metni, yaka kartındaki kişi, stant tipi ve alınlık, sipariş ve teknik hizmet satırları gibi). Az alanlı kayıtta açık, çok alanlı kayıtta kapalı gelir; uzun metinler kısaltılır.
• Tutar: sipariş ve teknik hizmet talebinde KDV dahil tutar. Katılımın yürürlükte bir sözleşmesi varsa "Onaylanınca sözleşmenin yeni sürümüne girmesi gerekir" notu çıkar.
• Dosyayı aç: belgelerde dosya yeni sekmede açılır.
• Bekleme rozeti: kaydın kaç iş günüdür beklediği; Aksiyon Merkezi'nin kuralıyla sarı ya da kırmızı olur.
• Soru: kayda Soru sor ile soru sorduysanız soru, ne zaman sorulduğu ve Yanıt bekleniyor rozeti. Katılımcı yazışmaya yazınca rozet Katılımcı yanıtladı olur ve yazışmayı pencerede açar.

Sütunların üstünde, karar verme yetkiniz varsa Sıradaki onay bekleyen bağlantısı bir sonraki firmayı açar (aynı fuardan bekleyen varsa önce o). Onaylanmış ama hiçbir sözleşmenin borçlandırmadığı sipariş ve talepler ya da sözleşmeden sonra değişenler kartın başında sözleşmenin yanında turuncu yazar; sağdaki Yeni sürüm hazırla (ya da Sözleşme oluştur) sözleşmeye götürür.

Daha önce karar verilmiş bir kayıt yeniden gönderildiyse satırın altında Son karardan bu yana değişenler yazar: alan, eski değer ve yeni değer. Katalog kaydında firma kartının Adres, Ülke, Şehir, Telefon ve Web sitesi alanlarındaki değişiklikler de burada görünür; katılımcı bunları portalda değiştirdiğinde doğrudan firma kartına yazılır. Hiçbir şey değişmeden geri gönderilmişse "Son karardan bu yana değişiklik yok." görünür. Katılımcının onayladığı alınlık provası da bu sekmede son onayınızı bekler.

Bölüm sekmeleri ve mesajlar

Her bölüm sekmesi kaydı katılımcının doldurduğu gibi gösterir, durum satırında Onayla ve Reddet bulunur. Onaylı bir kayıtta Reddet yerine Onayı geri al yazar: kayıt gerekçesiyle katılımcıya geri gönderilir, portalda "Onaylanmadı" görünür ve katılımcı düzeltip yeniden gönderir. Kayıt bir sözleşmedeyse sözleşmenin yeni sürümünde yer almaz. Gerekirse kaydı katılımcı adına düzeltebilirsiniz. Küçük bir yanlışı geri göndermek yerine düzeltip hemen onaylamak için formun altındaki Kaydet ve onayla'yı kullanın: kayıt kaydedilir ve aynı adımda onaylanır. Düğme henüz onaylanmamış kayıtlarda ve yalnız onay yetkisi olanlara görünür. Ayrıntılar bölümlerin kendi sayfalarındadır: Teknik Formlar, Yaka Kartları, Ekstra Malzeme Siparişleri ve diğerleri.

Başlıktaki Mesajlar düğmesi katılımcıyla yazışmayı, hangi sekmede olursanız olun, bir pencerede açar; katılımcı portalda aynı yazışmayı görür. Yeni mesaj pencerenin altında yazılır ve gönderilince yazışma aynı pencerede yenilenir. Bir mesaja en fazla 5 dosya eklenebilir. Pencereyi açtığınızda katılımcının mesajları okundu sayılır. Onaylar sekmesinden sorulan sorular da buraya düşer; mesajın üstünde hangi bölüm hakkında olduğu yazar ("2. Yaka Kartları hakkında soru" gibi). Red notları burada değil, kaydın kendi geçmişinde durur.

Fuarın operasyon ayarları

Hangi adımların zorunlu olduğu, son tarihler, yaka kartı kotası, alınlık, teknik hizmet kuralları, ekstra malzeme fiyatları ve fuarın belgeleri fuar kartının Operasyon Ayarları sekmesinde, portaldaki altı bölümün sırasıyla belirlenir. Ayrıntılar Operasyon Ayarları sayfasındadır.

Nasıl yapılır

Gönderilen hazırlığı onaylamak

1. Satıra tıklayıp operasyon kartını açın; kart Onaylar sekmesiyle açılır ve bekleyen kayıtlar Onay bekleyen sütunundadır.
2. Kaydın bağlantısıyla bölümünü açıp inceleyin.
3. Uygunsa Onayla'ya basın; hepsi uygunsa Bekleyenlerin tümünü onayla'yı kullanın.

Bir kaydı gerekçesiyle geri göndermek

1. Kartta Reddet'e tıklayın.
2. Not bir alanla ilgiliyse İlgili alan listesinden seçin; değilse Kaydın tamamı kalsın.
3. Hazır gerekçe listesinden bölüme uygun bir gerekçe seçin ("Unvan eksik." ya da "Belge okunaklı değil." gibi), Not'a kendi sözlerinizi yazın ya da ikisini birlikte kullanın.
4. Başka bir alan için de söyleyeceğiniz varsa Başka bir alan için not ekle'yi açın; bir retle en fazla üç not gönderilir.
5. Reddet'e basın.

Onaylamadan önce soru sormak

1. Onay bekleyen sütunundaki kartta Soru sor'a tıklayın.
2. Sorunuzu yazıp Soruyu gönder'e basın. Soru katılımın yazışmasına, kaydın bölümü yazılı olarak gider; kayıt reddedilmez, onay bekler.
3. Katılımcı yanıtlayınca kartta Katılımcı yanıtladı yazar; rozete tıklayıp yanıtı açılan yazışma penceresinde okuyun.
4. Kaydı onaylayın ya da notlarıyla geri gönderin.

Bir kaydı düzeltip onaylamak

1. Kaydı bölüm sekmesinden ya da kendi formundan açın.
2. Küçük düzeltmeyi yapın (bir yazım hatası, eksik bir unvan gibi).
3. Kaydet ve onayla'ya basın. Kayıt kaydedilir ve onaylanır; katılımcı yaptığınız değişikliği portalda görür.

Bir katılımcıya istisna tanımlamak

1. Operasyon kartının başındaki İstisna ekle'ye tıklayın (hangi sekmede olursanız olun).
2. Adım'ı seçin; adım bu katılımcıdan istenmeyecekse Bu katılımcıdan istenmiyor'u işaretleyin ya da Bu katılımcıya özel son tarih girin.
3. Gerekçe yazıp İstisnayı kaydet'e basın.

Firmaları portala toplu davet etmek

1. Listede davet edilecek firmaların kutularını işaretleyin; bir seferde en fazla 25 firma seçilebilir.
2. Seçilenleri portala davet et'e basın. Davet, her firmanın e-posta adresi olan birincil yetkilisine (yoksa adına göre ilk yetkilisine) firma yöneticisi olarak gider. Portal hesabı ya da bekleyen daveti olan firmalara dokunulmaz; e-postalı yetkilisi olmayan firmalar adıyla bildirilir.
3. Süresi dolan ya da ulaşmayan davetler için satırları seçip Bekleyen davetleri yeniden gönder'i kullanın; önceki bağlantılar geçersiz olur.

Kurallar ve dikkat edilecekler

• Organizatör göndermez, karar verir. Kayıtları katılımcı portaldan gönderir. Sizin girdiğiniz ya da düzelttiğiniz bir kayıt "Katılımcı henüz onaya göndermedi." notuyla durur ve olduğu gibi onaylanabilir.
• Teknik Form ile alınlık tek bölümdür ve tek kararla onaylanır ya da geri gönderilir.
• Onaylanmış bir kayıt da reddedilebilir; böylece onay geri alınır ve kayıt için verilmiş tedarikçi işi iptal edilir. Alınlığın baskı işi ise düzeltilen alınlık yeniden onaylanınca güncellenir.
• Kayıt siz incelerken katılımcı tarafından değiştirildiyse onay verilmez: "Kayıt siz incelerken değişti; sayfayı yenileyip yeniden inceleyin."
• Retle birlikte en az bir not gerekir: hazır gerekçe, kendi sözleriniz ya da ikisi. Notların toplamı en fazla 500 karakterdir. Hazır gerekçeler bölüme göre değişir; katılımcıya portalı kullandığı dilde (Türkçe, İngilizce ya da Fransızca) gösterilir, kendi sözleriniz yazdığınız gibi gider. Katılımcı kaydı Onaylanmadı olarak, her notu ilgili alanın adıyla görür; düzeltip yeniden gönderir.
• Soru sor yalnız onay bekleyen kayıtlar içindir ve kaydın durumunu değiştirmez. Soru katılımcıya yazışma bildirimiyle ulaşır; portalda bölümün sayfasında, katılımcı yazışmaya yazana kadar Organizatörün sorusu olarak durur.
• Kaydet ve onayla hem formu düzenleme yetkisini hem Katılımcı kayıtlarını onaylama ve reddetme yetkisini ister. Sipariş ve teknik hizmet talebinde fiyatı belirlenmemiş satır varsa düğme kapalıdır.
• Tek kayıtta yapılan değişiklik yalnız o bölümü yeniden onaya açar; diğer bölümlerin onayı bozulmaz.
• Onaylanan yaka kartı numara alır. Onaylanan sipariş, teknik hizmet talebi ve alınlık, katılım kesinleşmişse tedarikçilere iş emri olarak gider; borç yazmaz, borç onları içeren sözleşmeyle doğar.
• Hazırlık durumu elle değiştirilemez; değiştirilebilecek olan, istisnayla bu katılımcıdan ne istendiğidir. İstisnada gerekçe zorunludur ve özel son tarih fuarın bitişinden sonra olamaz.
• Onaylamak ve reddetmek için Katılımcı kayıtlarını onaylama ve reddetme, istisna ve operasyon ayarları için Fuarın operasyon adımlarını ve son teslim tarihlerini yönetme yetkisi gerekir. Teknik Form, katalog ve yaka kartlarını düzeltmek ve mesaj yazmak Teknik Form, alınlık ve yaka kartı düzenleme; sipariş ve teknik hizmet taleplerini düzenlemek Ekstra malzeme siparişi ve teknik hizmet talebi yönetme; belge yüklemek Katılımcı belgesi yükleme ve silme yetkisi ister. Katılımcıları portala davet etmek ve bekleyen davetleri yeniden göndermek Firma portalı erişimi verme, iptal etme ve kapatma yetkisiyle yapılır.

Katılımcıya giden e-postalar

• Karar e-postası: katılımcının gönderdiği bir kaydı onayladığınızda ya da geri gönderdiğinizde firmanın portal kullanıcılarına, her birinin kendi dilinde e-posta gider. Bir kerede onaylananlar tek e-postadır; e-posta bölümü, kaydı (yaka kartında kişi, sipariş ve talepte numara, belgede türü) ve portal bağlantısını, retlerde notları — hazır gerekçeler okuyanın dilinde, alan adlarıyla — söyler. Sizin girip onayladığınız kayıt için e-posta gitmez. E-posta gidemese de karar geçerlidir.
• Son tarih hatırlatması: zorunlu bir adımın son teslim tarihinden önce ve tarih geçince, fuarın Operasyon Ayarları › Hatırlatmalar sayfasındaki günlerde (değiştirilmediyse 7 gün ve 1 gün önce, 3 gün sonra), o adımı henüz tamamlamamış katılımcılara (Katılımcı rolündeki, iptal edilmemiş katılımlara) bir e-posta gider; e-posta adımları son tarihleriyle listeler, tarihi geçenler "süresi geçti" e-postasıyla ayrı gider. Teknik hizmetlerde esas alınan tarih, her zorunlu hizmetin kendi son tarihidir. Alıcılar firmanın portal kullanıcılarıdır; portal hesabı yoksa firmanın e-posta adresi. Bir katılımcıya günde her türden en fazla bir hatırlatma gider; ekstra malzeme siparişleri için ve fuar bittikten sonra hatırlatma gönderilmez.

Not: Operasyon sorumlusu, katılımcı hazırlığını onaya gönderdiğinde ve alınlık provasını onayladığında e-postayla haberdar edilir. Operasyon sorumlusu yoksa satış sorumlusuna, o da yoksa firmanın CRM'deki sorumlusuna gider.

İlgili sayfalar

• Onay Bekleyenler
• Katılımcılar
• Belgeler
• Fuarlar
• Hazırlık ve onaya gönderme
• Aksiyon Merkezi