Rapor Abonelikleri
Seçtiğiniz raporun bir tablosunu belirlediğiniz gün ve saatte Excel, CSV ya da PDF dosyası olarak e-postayla gönderen zamanlanmış gönderimler.
- Menüdeki yeri
- Raporlar › Rapor Abonelikleri
- Gerekli yetki
- Raporları görüntüleme, Rapor ve listeleri dışa aktarma
Ne işe yarar
Rapor Abonelikleri, Raporlar ekranındaki bir raporun kendiliğinden e-postayla gelmesini sağlar. Bir abonelik hangi raporun hangi tablosunun, hangi dönem ve süzgeçle, hangi dosya biçiminde, kimlere ve ne sıklıkta gideceğini saklar. Zamanı gelince rapor hazırlanır ve dosya e-postaya eklenerek alıcılara gönderilir; dosya, aynı raporu ekrandan indirdiğinizde aldığınız dosyanın aynısıdır.
Örneğin her ayın 1'inde geçen ayın finans raporunu muhasebeye, her pazartesi geçen haftanın satış raporunu satış müdürüne gönderebilirsiniz. Alıcıların platform kullanıcısı olması gerekmez.
Ekranda neler var
Sayfanın başında Yeni abonelik düğmesi, altında abonelikler adlarına göre sıralı bir liste bulunur:
| Sütun | Anlamı |
|---|---|
| Abonelik | Aboneliğin adı (tıklayınca düzenleme formu açılır), durdurulmuşsa Durduruldu etiketi. Altında Sahibi: aboneliğin sahibi, varsa şube ve fuar. |
| Rapor | Raporun adı; altında tablo ve dosya biçimi. |
| Sıklık | Her gün, Her hafta ve günü ya da Her ay ve ayın günü; altında gönderim saati ve dönem. |
| Alıcılar | E-posta adresleri. |
| Son gönderim | En son gönderildiği gün ya da Henüz gönderilmedi. Son deneme başarısız olduysa nedeni kırmızıyla yazar. |
| İşlemler | Şimdi gönder (kâğıt uçak simgesi; yalnız etkin abonelikte), Durdur ya da Başlat ve Sil. |
Hiç abonelik yoksa ekran "Henüz abonelik yok" der.
Abonelik formu
Rapor
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Abonelik adı | Zorunlu; örneğin "Aylık satış özeti". E-postada da geçer. |
| Rapor | Satış raporu, Fuar raporu, Katılımcı operasyon raporu, Finans raporu, Ziyaretçi raporu, Performans raporu, Nakit akışı raporu, Firma grubu raporu ya da B2B raporu. |
| Tablo | Raporun hangi tablosunun gönderileceği. İlk tablo raporun ilk tablosudur; Tüm tablolar raporun bütün tablolarını tek dosyada gönderir. Liste kayıtlı rapora göre dolar: raporu değiştirdiğinizde önce kaydedin, sonra aboneliği yeniden açıp tabloyu seçin. |
| Dosya biçimi | Excel, CSV ya da PDF. CSV tek tablo taşır; Tüm tablolar seçiliyse dosya Excel olarak gider. |
| Dönem | Raporun hangi tarih aralığını kapsayacağı (aşağıdaki tablo). |
| Şube | Raporun daraltılacağı şube; Tümü seçilirse aboneliğin sahibinin erişebildiği bütün şubeler. |
| Fuar | Raporun daraltılacağı fuar; Tümü bütün fuarlar. |
Dönem, gönderim gününe göre hesaplanır; aynı abonelik her gönderimde yeni tarihlerle çalışır:
| Dönem | Kapsadığı tarihler |
|---|---|
| Dün | Gönderim gününden önceki gün. |
| Son 7 gün | Gönderim gününden önceki yedi gün; gönderim günü dahil değildir. |
| Son 30 gün | Gönderim gününden önceki otuz gün; gönderim günü dahil değildir. |
| Geçen hafta | Bir önceki haftanın pazartesisinden pazarına. |
| Geçen ay | Bir önceki takvim ayı. |
| Bu ay (bugüne kadar) | Ayın ilk gününden gönderim gününe. |
| Bu yıl (bugüne kadar) | Yılın ilk gününden gönderim gününe. |
| Tüm zamanlar | Tarih süzgeci uygulanmaz. |
Tarih aralığı her raporda, o raporun ekranda kullandığı tarihe uygulanır; örneğin finans raporunda tahsilat tarihine.
Gönderim
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Sıklık | Her gün, Her hafta ya da Her ay. |
| Haftanın günü | Yalnız haftalık gönderimde kullanılır. |
| Ayın günü | Yalnız aylık gönderimde kullanılır; 1 ile 28 arasında olur, böylece her ay o gün vardır. |
| Gönderim saati | Kuruluşunuzun saat dilimine göre; varsayılan 08:00. |
| Aktif | İşaret kaldırılırsa abonelik gönderim yapmaz. |
| Alıcılar | En çok 10 e-posta adresi, noktalı virgülle ayrılarak. Aynı adres iki kez yazılırsa bir kez sayılır. |
Formun altındaki not kuralı hatırlatır: rapor, aboneliğin sahibinin yetkileri ve şube kapsamıyla hazırlanır.
Gönderilen e-posta
Varsayılan şablonda e-postanın konusu raporun adı ve dönemidir ("Satış raporu - 01.09.2026 - 30.09.2026" gibi); metinde aboneliğin adı, dönem ve dosyanın adı yazar, dosya ektedir. Excel ve PDF dosyasında raporun adı, alındığı zaman ve uygulanan süzgeçler (şube, fuar, tarih aralığı) de bulunur. E-postanın metni Şablonlar ekranındaki Rapor gönderimi şablonundan gelir.
Her gönderim Gönderim Geçmişi'nde görünür ve her dosya, ekrandan indirilen bir rapor gibi İşlem Kayıtları'na Rapor dışa aktarıldı olarak yazılır.
Nasıl yapılır
Abonelik oluşturmak
- Raporlar › Rapor Abonelikleri'ni açın (ya da Raporlar ekranındaki Rapor Abonelikleri düğmesine tıklayın) ve Yeni abonelik'e tıklayın.
- Abonelik adı'nı yazın; Rapor, Dosya biçimi ve Dönem'i seçin. Gerekirse Şube ve Fuar ile daraltın.
- Sıklık'ı, haftalıkta Haftanın günü'nü, aylıkta Ayın günü'nü ve Gönderim saati'ni seçin.
- Alıcılar'a adresleri yazıp Kaydet'e tıklayın.
- Raporun ilk tablosu dışında bir tablo istiyorsanız aboneliğin adına tıklayın, Tablo'yu seçip yeniden kaydedin.
- E-postanın nasıl göründüğüne bakmak için satırdaki Şimdi gönder simgesine tıklayın.
Gönderimi durdurmak ya da sonlandırmak
- Durdur (duraklat simgesi) aboneliği Durduruldu yapar; zamanlanmış gönderim de Şimdi gönder de yapılmaz. Başlat ile yeniden başlar.
- Sil aboneliği onay sorduktan sonra kaldırır. Silinen abonelik geri gelmez.
- Bir alıcının artık rapor almaması için aboneliği açıp adresini Alıcılar'dan çıkarın ve kaydedin.
Kurallar ve dikkat edilecekler
- İki yetki gerekir. Ekranı açmak için Raporları görüntüleme ve Rapor ve listeleri dışa aktarma yetkileri birlikte gerekir; çünkü abonelik, raporu düzenli olarak platform dışına dosya olarak gönderir.
- Rapor sahibinin gözüyle hazırlanır. Aboneliği oluşturan kişi sahibidir. Rapor onun yetkileri ve şube kapsamıyla hazırlanır; abonelik, sahibinin göremediği bir veriyi gönderemez. Aboneliği düzenleyip kaydeden kişi sahibi olur ve rapor bundan sonra onun yetkileriyle hazırlanır.
- Sahibi raporu göremiyorsa gönderilmez. Sahibi pasife alınmışsa ("Aboneliğin sahibi olan kullanıcı pasif.") ya da raporu veya dışa aktarma yetkisini kaybetmişse ("Aboneliğin sahibi bu raporu görme yetkisini kaybetmiş.") e-posta gitmez ve neden Son gönderim sütununda yazar. Böyle bir aboneliği yetkisi olan biri düzenleyip kaydederek yeniden çalışır hâle getirebilir.
- Günde bir gönderim. Abonelik, günü geldiğinde ve gönderim saati geçtiğinde, o gün henüz gönderilmemişse gider. Şimdi gönder de o günün gönderimi sayılır; aynı gün zamanlanmış gönderim ayrıca yapılmaz. Gönderilemeyen abonelik o gün içinde yeniden denenir.
- E-posta özelliği gerekir. Paketinizde E-posta özelliği kapalıysa rapor hiçbir alıcıya gönderilemez ve satırda "Rapor hiçbir alıcıya gönderilemedi." yazar.
- Kim neyi görür. Listede şubesiz abonelikler ile erişebildiğiniz şubelerin abonelikleri görünür. Ekranı açabilen herkes listedeki abonelikleri düzenleyebilir, durdurabilir ve silebilir.
- Aboneliklerde yapılan değişiklikler İşlem Kayıtları'nda Rapor aboneliği kayıt türüyle izlenir.
Dikkat: Alıcılara giden dosya raporun bütün satırlarını taşır ve alıcılar platform kullanıcısı olmak zorunda değildir. Adresleri dikkatle yazın; bir kişinin artık almaması gerekiyorsa adresini hemen çıkarın.