Ziyaretçiler

Ne işe yarar

Bu ekran, fuarlarınıza kayıt olan ziyaretçileri listeler. Bir kişi hesabınızda bir kez tutulur ve e-posta adresiyle tanınır; her fuar için ayrı bir fuar kaydı açılır. Aynı kişi birden çok fuara kayıt olabilir ve listede her kaydı ayrı bir satırdır.

Her kaydın kendine özel bir QR kodu vardır. Ziyaretçi bu kodu fuar girişinde okutur; kod kişinin adını ya da e-postasını taşımaz, yalnız kaydı tanıtır.

Ekranda neler var

Ekranın başında üç düğme bulunur:

• Dışa aktar: listeyi ekrandaki süzgeçle Excel (.xlsx) ya da CSV olarak indirir. Dosyada ad soyad, e-posta, telefon, firma, şehir, fuar, kaynak, durum, davetiye, kayıt tarihi, ilk giriş ve giriş sayısı bulunur.
• İçeri al: başka bir sistemde kayıt olmuş ziyaretçileri bir dosyadan seçili fuara aktarır.
• Yeni ziyaretçi kaydı: kayıt masasında elle kayıt açar.

İçeri al ve Yeni ziyaretçi kaydı yalnız Ziyaretçi kaydı ekleme ve düzenleme yetkisi olanlara görünür.

Süzgeçler:

• Arama kutusu: ad, soyad, e-posta ve firma adında arar.
• Fuar: Tüm fuarlar ya da tek bir fuar.
• Durum: Kayıt alındı, Giriş yaptı ya da İptal edildi.
• Kayıt kaynağı: Online kayıt, Davetiye, Girişte kayıt ya da Dosyadan aktarım.
• Yalnızca giriş yapanlar: en az bir girişi olan kayıtlar.

Liste sütunları: Ziyaretçi (ad ve e-posta), Firma (ve şehir), Fuar, Kayıt kaynağı (davetiyeyle gelende davetiyenin adı da yazar), Kayıt tarihi, Giriş sayısı ve Durum. Liste ziyaretçi adına, firmaya ve giriş sayısına göre sıralanabilir; varsayılan sıra en yeni kayıt önce.

Kayıt durumları

Ziyaretçinin kartı

Listede bir ada tıklayınca ziyaretçinin o fuardaki kaydı açılır:

• Başlık: ad, durum ve kaynak etiketleri, e-posta, telefon ve fuar.
• Giriş hareketleri: kaydın son 50 okuması; Zaman, Yön (Fuara giriş ya da Fuardan çıkış), Kapı ve Cihaz / nokta sütunlarıyla; Cihaz / nokta, kayıtlı bir giriş cihazının adını ya da panelden kod okutulurken yazılan noktayı gösterir.
• Ziyaretçi kartı: girişte okutulan QR kodu.
• Ziyaretçi bilgileri: firma, unvan, şehir, sektör, davetiye, kayıt tarihi, ilk giriş ve not.
• Kişisel veriler (KVKK): yalnız Ziyaretçinin kişisel verilerini dışa verme ve silme yetkisi olanlara görünür (aşağıda).

Sayfanın üstündeki düğmeler:

• Kartı yazdır: ziyaretçi kartını PDF olarak açar. Kartta ziyaretçinin adı, firması, unvanı, fuarın adı, tarihleri ve yeri ile QR kodu bulunur; e-posta ve telefon basılmaz. Kartını kaybeden ziyaretçiye yeniden kayıt açmadan bu düğmeyle kart verebilirsiniz.
• Düzenle: ziyaretçinin adını, soyadını, e-postasını, telefonunu, firmasını, unvanını, şehrini ve sektörünü düzeltir. Bilgiler ziyaretçinindir: düzeltme bütün fuar kayıtlarında ve basılacak yeni kartta görünür; QR kodu değişmez. Başka bir ziyaretçinin e-posta adresi kabul edilmez; kişisel verileri silinmiş ziyaretçi düzenlenemez.
• Kaydı iptal et: kaydı iptal eder; ekran bir kez daha sorar.

Yeni ziyaretçi kaydı formu

Kaydettiğinizde ziyaretçinin kartı açılır. Kişi o fuara zaten kayıtlıysa yeni kayıt açılmaz, ekran "Ziyaretçi bu fuara zaten kayıtlı; mevcut kaydı açıldı." uyarısıyla mevcut kaydı gösterir.

Ziyaretçinin izinleri (KVKK)

Davetiye bağlantısındaki kayıt formunda ziyaretçiye, hiçbiri önceden işaretli olmayan üç ayrı izin sorulur:

• İzin verilmese de kayıt tamamlanır ve QR kodu oluşur. Her cevap, ziyaretçiye gösterilen metinle ve tarihiyle saklanır.
• Katılımcılarla paylaşım izni olmayan ziyaretçinin bilgileri, kodu bir standda okutulduğunda katılımcıya aktarılmaz.
• Masada açılan ve dosyadan aktarılan kayıtlarda izin sorulmaz; bu kayıtlarda kayıtlı bir paylaşım izni yoktur.

Kişisel verileri indirmek ve silmek

Ziyaretçi verilerini görmek ya da silinmesini isterse kartındaki Kişisel veriler (KVKK) kutusunu kullanın:

• Kişisel verileri indir: kişinin bütün fuar kayıtlarını tek bir Excel dosyasında verir: kişi bilgileri, fuar kayıtları, izinler (amaç, karar, tarih, kaynak ve gösterilen metin), girişler, bilgilerinin paylaşıldığı katılımcılar ve kişiye giden iletiler. İndirme işlem kayıtlarına yazılır.
• Kişisel verileri sil: kişinin adı, iletişim bilgileri ve notları bütün fuar kayıtlarından, katılımcıların leadlerinden ve ona giden iletilerden silinir. Ad "Silinmiş ziyaretçi" olur; giriş kodları iptal edilir ve eski kart bağlantısı hiçbir şey açmaz. Paylaşım ve iletişim izinleri geri çekilmiş sayılır. Kayıtlar, durumları ve giriş sayıları isimsiz olarak kalır; hiçbir fuarın rakamı değişmez.

Dikkat: Kişisel verilerin silinmesi geri alınamaz. Kişi aynı e-posta adresiyle yeniden kayıt olabilir, ancak yeni bir ziyaretçi olarak kaydedilir.

Nasıl yapılır

Kayıt masasında ziyaretçi kaydetmek

1. Yeni ziyaretçi kaydı düğmesine tıklayın.
2. Fuar seçin; davetiyesi varsa Kayıt kaynağı olarak Davetiye'yi seçip Davetiye kodu alanına kodu yazın.
3. Ad, Soyad ve E-posta alanlarını, varsa diğer bilgileri doldurun.
4. Kaydet'e tıklayın; açılan kartta Kartı yazdır ile kartı basıp ziyaretçiye verin.

Ziyaretçileri dosyadan aktarmak

1. Listeyi aktaracağınız fuara göre süzün ve İçeri al düğmesine tıklayın.
2. Fuarı seçin, Excel (.xlsx) ya da CSV dosyanızı seçip Dosyayı yükle'ye tıklayın.
3. Sütun eşleştirme adımında dosyanızın her sütununun ne olduğunu seçin: Ad, Soyad ve E-posta zorunludur; Telefon, Firma, Unvan, Şehir, Sektör, Davetiye kodu ve Not isteğe bağlıdır.
4. Önizle ile her satırın ne olacağını görün; önizlemede hiçbir kayıt oluşturulmaz.
5. Sonuç uygunsa Aktarımı tamamla'ya tıklayın.

Bir dosyada en çok 2.000 satır bulunabilir. Hatalı bir satır diğerlerini durdurmaz; yalnız o satır aktarılmaz. Platformun tanıdığı bir kişinin yalnız boş alanları tamamlanır; o fuara zaten kayıtlı olan kişi değiştirilmez ve raporda Zaten kayıtlı olarak görünür. Aktarılan kişilere e-posta gönderilmez, iletişim izinleri dosyadan alınmaz. Ayrıntı: Veri içe ve dışa aktarma.

Ziyaretçinin bilgilerini düzeltmek

1. Ziyaretçinin kartını açın ve Düzenle'ye tıklayın.
2. Yanlış yazılan bilgiyi düzeltip Kaydet'e tıklayın.
3. Kart yeniden basılacaksa Kartı yazdır ile yeni kartı alın; QR kodu aynı kaldığı için eski kart da geçerlidir.

Bir kaydı iptal etmek

1. Ziyaretçinin kartını açın.
2. Kaydı iptal et düğmesine tıklayın ve onaylayın.
3. Kayıt İptal edildi olur, QR kodu girişte reddedilir. Kayıt bir davetiyeyle yapıldıysa davetiyenin kotasına bir yer geri döner.

Kurallar ve dikkat edilecekler

• Bir kişi, bir fuara bir kez kayıt olur. Aynı e-posta ile ikinci kayıt açılmaz; mevcut kayıt ve QR kodu geçerli kalır.
• Kart e-postası yalnız online kayıtta gider. Davetiye bağlantısıyla kayıt olan ziyaretçiye kartının bağlantısı "Ziyaretçi kaydı" e-postasıyla gönderilir. Masada açılan ve dosyadan aktarılan kayıtlarda e-posta gitmez; kartı Kartı yazdır ile verirsiniz.
• Organizatörün iptal ettiği kayıt ziyaretçi tarafından kayıt formundan yeniden açılamaz.
• İptal edilmiş fuara kayıt açılamaz.
• İptal geri alınamaz; ekranda iptal edilmiş bir kaydı yeniden etkinleştiren bir düğme yoktur.
• Kullanıcılar yalnız yetkili oldukları şubelerin fuarlarına ait kayıtları görür.
• Yetkiler: listeyi ve kartı Ziyaretçi ve kayıtları görüntüleme, kayıt açma, içeri alma ve iptal Ziyaretçi kaydı ekleme ve düzenleme, KVKK kutusu Ziyaretçinin kişisel verilerini dışa verme ve silme yetkisiyle kullanılır. Paketinizde Davetiye / QR özelliği gerekir.

İlgili sayfalar

• Davetiyeler
• QR / Girişler
• Kapı Ekranı
• Ziyaretçi ve Etkileşim
• İletişim İzinleri
• Veri içe ve dışa aktarma